Handbuch

Archivierung

Als Unternehmer ist GoBD-konforme Archivierung heute der Standard. Mit dem Smart Organizer Archiv haben wir eine Software geschaffen mit der diese Anforderungen super leicht umsetzbar sind. Hier erklären wir Schritt-für-Schritt wie sie ihre wertvollsten Daten sicher ablegen.

Wie funktioniert das Archiv?

Ein Archiv funktioniert wie ein Ordner auf Ihrer Festplatte. Man kann Dateien hinein legen und auf Wunsch mit Passwort schützen. Wer sich mit ZIP Dateien auskennt, der weiß was gemeint ist.

Zusätzlich wird jede Datei im Archiv auf Änderungen überwacht. So ist es später jederzeit nachvollziehbar welche Dateien sich geändert haben und die vorherigen Versionen einer Datei können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

 

Die optimale Organisation

Beim Anlegen von Archiven bietet es sich an, ihre bestehende Ordnerstruktur nachzubilden. So findet man sich direkt zurecht. Wenn Sie ihre Rechnungen aktuell in einem Ordner „Rechnungen 2020“ liegen haben, dann erstellen Sie nun ein Archiv „Rechnungen 2020“ und legen Ihre Rechnungen dort hinein.

Innerhalb eines Archivs liegen alle Dateien auf der obersten Ebene und jeder Dateiname kann nur genau einmal vorkommen. Es ist nicht möglich Unterordner anzulegen. Damit bleiben die Daten jederzeit gut sortiert und leicht durchsuchbar.

 

Unser Tipp:

Wir empfehlen, viele kleine Archive anzulegen anstelle von einem großen. Auf diese Weise können sie dem Steuerprüfer bei einer Prüfung ganz gezielt nur die Daten bereitstellen die er benötigt und mit dem Rest Ihrer Daten ungestört weiterarbeiten.

Archivieren 

Das Archivieren von Dateien ist denkbar einfach. Entweder klicken Sie auf das Pluszeichen in der oberen linken Ecke der Archivsoftware und wählen dann die Dateien aus, die sie einfügen möchten oder sie nutzen Drag & Drop. Mit Hilfe der Maus können sie unter Windows oder Mac einfach Dateien in das Archiv hinein ziehen um sie zu archivieren. Das funktioniert auch ganz wunderbar mit E-Mails die sie einfach aus Outlook oder Thunderbird mit der Maus direkt ins Archiv schieben können.

 

Suchen

Dateien lassen sich nach Titel, Datum der letzten Änderung oder Datum der Archivierung sortieren. Außerdem lassen sich mit der Suchfunktion bestimmte Dateien gezielt finden.

 

Ansehen

Dateien im Archiv können einfach per Doppelklick geöffnet werden. Bei einem einfachen Klick werden Informationen zur Datei angezeigt.

 

Entpacken

Um Dateien aus dem Archiv zurück auf Ihre Festplatte zu entpacken, klicken Sie die Datei einfach an und wählen dann den Speichern Button. Sie können auch mehrere Dateien mit gedrückter Shift-Taste auswählen oder die Tastenkombination Strg+A nutzen.

 

Zugriff für Partner

Das Archiv steht in der Free-Version für jeden zum kostenlosen Download bereit. Es eignet sich daher auch für den sicheren Datenaustausch mit dem Steuerberater.

Sie können die Software jederzeit kostenlos unter der folgenden Adresse herunterladen: