Hilfe

Neue Aufgabe erstellen

Ganz oben links über + wird eine neue Aufgabe angelegt. Im ersten Schritt genügt es den Text einzugeben und auf ok zu klicken. Die Aufgabe wird dann automatisch dem zuletzt geöffneten Aufgabenbuch zugewiesen, mit heutigem Datum und dem Status offen.

Suche nutzen

Über die Suche finden Sie gezielt Kontaktdaten, Titel und Texte von Aufgaben und Notizen. Ist eine Aufgabe einem Kontakt zugeordnet, ist sie auch über den Namen des Kontaktes zu finden.

Bereich Dashboard

Das Dashboard ist standardmäßig für den aktuellen Benutzer eingestellt. Hier sieht jeder seine eigenen Aufgaben, die diese Woche anstehen.

Diese Einstellung kann während der Ansicht verändert werden über die Filter. Erst beim Schließen geht es in die Voreinstellung zurück.

Bereich Kontakte

Im Bereich Kontakte sehen Sie alle Adressen, sortiert nach A-Z. Diese Adressen holt sich die Software aus einem oder mehreren Adressbüchern, die Ihnen vom Administrator zugeteilt wurden. Links im Menü stehen die Adressbücher. Über die Adressbücher können Sie neue Kontakte anlegen und vorhandene Kontakte bearbeiten.

Jede Veränderung ist sofort für alle sichtbar, die Zugriff auf diesen Kontakt haben. Das spart Doppelerfassungen und sorgt für stets aktuelle Daten.

Kontakt anlegen

Sowie Sie im Bereich Kontakte ein Adressbuch auswählen, können Sie über die Funktion „Neuen Kontakt erstellen“ weitere Adressen erfassen.

Kontakt bearbeiten

Mit Klick auf den Namen öffnet sich ein weiteres Fenster mit einem Bearbeiten Button. Hier können Sie Adressen ändern, ergänzen und mit Aufgabenbüchern verknüpfen.

Bereich Aufgaben

Im Bereich Aufgaben sind standardmäßig alle Aufgaben, aller Benutzer zu sehen, mit denen man zusammen am Aufgabenbuch arbeitet, in der Planungsansicht mit allen Haupt- und Unteraufgaben.

Diese Aufgaben holt sich die Software aus einem oder mehreren Aufgabenbüchern, die Ihnen vom Administrator zugeteilt wurden. Links im Menü sehen Sie die Aufgabenbücher. Über die Aufgabenbücher können Sie neue Aufgaben anlegen und vorhandene Aufgaben bearbeiten.

Aufgaben bearbeiten und ergänzen

Direkt in der Aufgabenzeile sind folgende Änderungen möglich:

Mit Klick auf den Aufgabentext öffnet sich ein weiteres Fenster mit einem Bearbeiten Button, hier sind weitere Änderungen möglich.

  • Titel ändern
  • Datum der Deadline
  • Zuweisen an einen Mitarbeiter
  • Verknüpfung mit einem oder mehreren Kontakten
  • ausführlichen Info-Text erfassen

Aufgabenstatus ändern

Im Dashboard und im Bereich Aufgaben stehen alle Aufgaben, verteilt auf drei Bereiche, offen, in Bearbeitung und erledigt.

Jede neu angelegte Aufgabe wird automatisch im Status offen erfasst. Ganz Links über den Kasten, kann der Status gewechselt werden.

Aufgabenbuch zuweisen

Eine Aufgabe ist immer einem Aufgabenbuch zugeordnet. D.h. für jede Aufgabe gibt es nur ein Aufgabenbuch.

Wird bei der Neuanlage nichts geändert, erfolgt die Zuordnung automatisch zum zuletzt verwendeten Aufgabenbuch. Für den Einstieg ein Standard Aufgabenbuch hinterlegt. Administratoren können weitere individuelle Aufgabenbücher anlegen.

Das Datum anpassen

Direkt sichtbar ist das Datum der Wiedervorlage, wann die Aufgabe unter „heute fällig“ angezeigt wird. Dieses Datum können Sie immer mal wieder nach hinten verschieben. Hinterlegen Sie allerdings ein zweites Datum, das der Deadline, überwacht die Software, dass dieser Termin nicht übergangen wird.
Beispiel:
Mit der Vorbereitung für das Meeting am 30.6. (Deadline) soll ab 20.6. (Wiedervorlage) begonnen werden. Tragen Sie die beiden Daten richtig ein, wird die Aufgabe erst am 20.6. besonders hervorgehoben und kann von da an maximal auf den 30.6. verschoben werden.

Aufgabe delegieren

Die Aufgabe wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der sie angelegt hat. Im nächsten Schritt, kann man die Aufgabe einem anderen Benutzer zuweisen. So wechselt die Aufgabe vom eigenen Dashboard zu dem des Kollegen.

Einstellungen Filter

Im Dashboard und im Bereich Aufgaben können Sie die Ansicht der Aufgaben über folgende Filter steuern.

Datum: alle, heute, diese Woche, dieser Monat, dieses Jahr
Status: alle, offen, überfällig, in Bearbeitung, erledigt
Benutzer: alle, Benutzer 1, Benutzer 2, …
Ansicht: Arbeit, Planung, Journal

In der Planungsansicht stehen alle Aufgaben mit allen Unteraufgaben, in der Arbeitsansicht stehen die Unteraufgaben ohne die Hauptaufgaben. In der Journalansicht handelt es sich und die Planungsansicht plus alle erfassten Infotexte der Aufgaben.

Vorbereitungen durch Administratoren

Administratoren müssen die Software einrichten, sie legen ein oder mehrere Adressbücher an, teilen diese gezielt den Benutzen zu und bestimmen so, wer woran mitarbeiten darf. Das Gleiche gilt für die Aufgabenbücher.

Benutzer

Grundsätzlich gilt, wenn man eine Aufgabe sieht, kann man sie verändern, ergänzen und erledigen. Im Hintergrund wird automatisch dokumentiert, wer was wann geändert hat.

Die Administratoren legen fest, welche Benutzer, welche Aufgaben und Adressen sehen dürfen.

Adressbücher anlegen

Über das Symbol Schraubenschlüssel im Bereich Kontakte sind alle angelegten Adressbücher zu sehen. Administratoren können hier Neue angelegen und Bestehende bearbeiten.

Aufgabenbücher anlegen

Über das Symbol Schraubenschlüssel im Bereich Aufgaben sind alle angelegten Aufgabenbücher zu sehen. Administratoren können jedes Aufgabenbuch einem oder mehreren Benutzern zuteilen. Innerhalb der Aufgabenbücher können neue Aufgaben angelegt und bestehende Aufgaben bearbeitet werden.

Aufgabenbücher inaktiv setzen

Alle aktiven Aufgabenbücher stehen links als Menüpunkte. Setzen Sie sie auf inaktiv, verschwinden sie dort und aus allen Auswahllisten. Solange das Aufgabenbuch nicht gelöscht wird, kann die Einstellung immer wieder geändert werden.